Ein wichtiger Schritt für die Digitalisierung an der EvH
HISinOne an der Evangelischen Hochschule Rheinland-Westfalen-Lippe
10.02.2020
Seit dem Sommersemester 2018 basiert das Campus-Management der Evangelischen Hochschule Rheinland-Westfalen-Lippe (EvH RWL) komplett auf HISinOne. Alle Prozesse von Bewerbung und Zulassung über die Verwaltung von Studierendendaten bis hin zum Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement fußen auf HISinOne. Von der integrierten Lösung profitieren sowohl Studierende als auch Beschäftigte der Hochschule. Die Vorteile des Systems sind in den täglichen Routinen spürbar: integrierte Datenhaltung, komfortable Self-Service-Funktionalitäten sowie eine stabile und zuverlässige Software.
Der Projektstart
Im April 2011 entschied sich die EvH (damals noch „Evangelische Fachhochschule“) für die Einführung einer integrierten Campus-Management-Lösung mit HISinOne. Obwohl die HISinOne-Technologie noch in den Kinderschuhen steckte, versprach HISinOne bereits die Möglichkeiten, die sich die Hochschule von einem zukunftsorientierten Campus-Management-System (CMS) erhoffte. Zu den wichtigsten Zielen zählte für die EvH, den Studierenden mehr Service bei der Erledigung aller Angelegenheiten rund um ihr Studium zu bieten. Gleichzeitig sollten Lehrende und Mitarbeitende der Hochschulverwaltung bei der Abwicklung der vielfältigen Geschäftsprozesse rund um den Student-Life-Cycle besser unterstützt werden. Das Dezernat für Studentische und Akademische Angelegenheiten übernahm die hochschulseitige Projektleitung und koordinierte in enger Abstimmung mit dem Hochschulrechenzentrum die HISinOne-Einführung.
„Die Einführung von HISinOne war ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung unserer Verwaltungsprozesse. Jeden Tag profitieren Studierende und Mitarbeitende von den neuen Service-Funktionen, die HISinOne bietet.“
Die ersten Schritte
Das Einführungsprojekt war von Anfang an auf eine schrittweise Inbetriebnahme der HISinOne-Module angelegt. Zunächst stand die Produktivsetzung der Bewerbung und Zulassung mit HISinOne-APP an. In weiteren Abschnitten folgten das Studierendenmanagement (HISinOne-STU) sowie das Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement mit HISinOne-EXA.
Die erste Bewerbungskampagne mit HISinOne
Mit der erfolgreichen Abwicklung des Bewerbungsverfahrens startete die EvH am 01. Oktober 2012 in den Echtbetrieb. Dem Go-Live von HISinOne-APP war gut ein Jahr intensiver Planungen, Programmierungen und Tests vorausgegangen. Hierbei stand vor allem die Abbildung der hochschuleigenen Auswahlordnung für die Studienplatzvergabe im Mittelpunkt. Im Anschluss an die erfolgreiche Umsetzung dieser Anforderungen begann für die EvH ein neuer Bewerbungsprozess, der inzwischen zur Routine geworden ist: Mittlerweile sind mehr als zehn Bewerbungskampagnen erfolgreich mit HISinOne-APP durchgeführt worden.
Erfolgreiche Migration tausender Studierendendaten
Mit der Produktivsetzung der Studierendenverwaltung mit HISinOne-STU zum Wintersemester 2014 erreichte die EvH den nächsten Meilenstein. Zunächst mussten jedoch während des Sommersemesters die Daten aus den bisher verwendeten GX-Systemen nach HISinOne migriert werden – eine Aufgabe, die im Vorfeld einiges Unbehagen verursachte. Immerhin ging es darum, mehrere tausend Personendatensätze mit ca. 35.000 individuellen Studienverläufen zu überführen. Die Sorgen erwiesen sich im Verlauf der Migration allerdings als weitgehend unbegründet. Nach einem erfolgreichen Datentransfer und der parallelen Umstellung des studentischen Gebührenmanagements konnte auch HISinOne-STU in den Livebetrieb übergehen.
Papierlose Prüfungsanmeldung mit dem eCampus
Der kompletten Einführung des Prüfungs- und Veranstaltungsmanagements mit HISinOne-EXA ging ein erfolgreicher Testlauf voraus: Im Wintersemester 2014/15 erfolgte die Prüfungsanmeldung für die Studierenden eines Pilotstudiengangs erstmals ohne Zettel und Warteschlangen. Die Anmeldung konnte komfortabel und zeitlich unabhängig über das neue, auf HISinOne basierende, Online-Portal „eCampus“ abgewickelt werden. Im Anschluss an das erfolgreiche Pilotprojekt wurden bereits im darauffolgenden Semester alle weiteren Studiengänge auf das Prüfungsmanagement mit HISinOne-EXA umgestellt.
Lessons Learned
Die Empirie zeigt, dass die wenigsten IT-Projekte in time, in budget, in target und in quality beendet werden. Dies gilt in besonderem Maße für IT-Projekte an Hochschulen, die tief in den wissenschaftlichen Bereich hineinragen und somit durch Selbstverwaltungsstrukturen und eine damit einhergehende Organisationskultur andere Rahmenbedingungen vorweisen als funktional-hierarchisch aufgestellte Wirtschaftsunternehmen.
Auch die HISinOne-Einführung an der EvH zeigt, dass der Erfolg einer CMS-Einführung zum einen Definitionssache und zum anderen bei Weitem nicht selbstverständlich ist. Eine kritiklose Anwendung gängiger betriebswirtschaftlicher Instrumente, eindimensionaler Optimierungsmodelle oder klassischer Projektmanagement-Tools sind bei einem CMS-Projekt – selbst bei professioneller Anwendung – nur wenig zielführend. Eine wesentliche Rolle kommt bei solchen Großprojekten der Projektleitung zu. Sie muss den Anforderungen an eine echte Organisationsentwicklung gerecht werden, indem sie nicht nur die Software und die Prozesse in den Fokus nimmt, sondern stets auch den „menschlichen Faktor“ des Systems Hochschule mitberücksichtigt.
Während der gesamten Projektdauer wurden die folgenden Grundsätze fokussiert und stellten sich als große Hilfe heraus:
- Komplexität kann und sollte als projektkonstituierendes Merkmal begriffen werden.
- Krisen, Bugs und Widerstände sind projektimmanent. Der Anspruch sollte sein, mit ihnen statt gegen sie zu arbeiten.
- Die klare Rückendeckung durch die Hochschulleitung und weiterer Schlüsselpersonen im akademischen Bereich ist äußerst hilfreich.
- Eine agile Planung, Entscheidungsfreunde und Risikobereitschaft helfen in vielen Fällen weiter.
- Es schadet nie, einen Plan „B“ zu haben.
„Gemeinsam mit der HIS-seitigen Projektleitung haben wir alle beteiligten Akteure dabei unterstützt, die Balance zwischen inhaltlichen Anforderungen, technischen Möglichkeiten und grundsätzlichen Rahmenbedingungen zu halten. Die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit hat einen großen Anteil zum Gelingen des Projektes beigetragen.“
Ausblick
HISinOne hat sich im Livebetrieb bewährt – nun stehen die nächsten Schritte an. Aufbauend auf dem Erfolg der HISinOne-Einführung soll der eCampus weiter ausgebaut und noch stärker auf die Bedarfe der Nutzerinnen und Nutzer in Studium, Lehre und Verwaltung ausgerichtet werden. Gute Ideen sind reichlich vorhanden.
Die Evangelische Hochschule Rheinland-Westfalen-Lippe
Die EvH RWL ist eine staatlich anerkannte Hochschule in Trägerschaft der Evangelischen Kirchen von Rheinland, Westfalen und Lippe. Sie ist mit rund 2.500 Studierenden die größte evangelische Hochschule in Deutschland und bietet Bachelor- und Masterstudiengänge in den Bereichen des Sozial- und Gesundheitswesens, der Gemeindepädagogik und der Diakonie an.