Datenschutzerklärung

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• Spezielle Datenschutzinformationen
  • Registrierung (wikireg.his.de) und Online-Dienste (HIS-Online-Portal, HIS Forum, Austauschplattform, Anforderungs- und Auslieferungssystem)
  • Anmeldung zu Veranstaltungen und Schulungen, Bestellung eines Supportkontingents
  • BigBlueButton
  • Zoom für Gremiensitzungen
  • Virtuelle Generalversammlung mit ViStream
• Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der EU und des EWR (Drittstaaten)
• Ihre Rechte
• Kommunikation per E-Mail

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns über das Kontaktformular oder per E-Mail werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht) von uns gespeichert, um Ihre Frage(n) zu beantworten. Hierfür notwendige Pflichtangaben sind gesondert markiert, weitere Angaben sind freiwillig.

Speicherdauer
Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (max. zehn Jahre im Rahmen der handels- und steuerrechtlich notwendigen Archivierung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs).

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrages zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Hinweise zur Verarbeitung der für Bewerbungen erforderlichen personenbezogenen Daten können Sie der Datenschutzerklärung für Bewerbungen entnehmen.

Um unsere Mailingliste regelmäßig empfangen zu können, benötigen wir neben Ihrer datenschutzrechtlichen Einwilligung mindestens Ihre E-Mail-Adresse (Pflichtangabe), an die der Newsletter versendet werden soll. Etwaige weitere Angaben sind freiwillig und werden verwendet, um Sie persönlich ansprechen zu können sowie Rückfragen zur E-Mail-Adresse klären zu können.

Für die Anmeldung verwenden wir in der Regel das sog. Double Opt-In-Verfahren, d.h. wir werden Ihnen erst dann den Newsletter zusenden, wenn Sie zuvor Ihre Anmeldung über eine Ihnen zu diesem Zweck zugesandte Bestätigungs-E-Mail per darin enthaltenem Link bestätigen. Damit möchten wir sicherstellen, dass nur Sie selbst sich als Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse zur Mailingliste anmelden können. Ihre diesbezügliche Bestätigung muss zeitnah nach Erhalt der Bestätigungs-E-Mail erfolgen, da andernfalls Ihre Newsletter-Anmeldung automatisch gelöscht wird.

Speicherdauer
Registrierungsmails werden nach sechs Monaten gelöscht. Zugriffs- und Zustellungsprotokolle werden nach zwei Monaten überschrieben.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Bestellung des Newsletters erfolgt durch Ihre persönliche Einwilligung, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Das Speichern von näheren Informationen bezüglich des Zeitpunktes Ihrer Anmeldung und der verwendeten IP-Adresse erfolgt in unserem Interesse, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie können einen von Ihnen bei uns abonnierten Newsletter jederzeit auf der Seite der zu der betreffenden Mailingliste unter listserv.his.de/cgi-bin/mailman/listinfo abbestellen, alternativ kontaktieren Sie und per Mail unter: info(at)his.de

Die folgenden Erklärungen gelten jeweils in Ergänzung zu den allgemeinen Informationen in den jeweiligen speziellen Verarbeitungsprozessen.

Bei Ihrer Registrierung auf wikireg.his.de für die verschiedenen Online-Dienste der HIS eG werden die von Ihnen angegebenen Daten (Ihre Anrede, Ihr Vor- und Nachname, Ihr Institut, Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihre Telefonnummer und Ihre Bemerkung) von uns gespeichert, um ein Nutzerkonto einzurichten. Hierfür notwendige Pflichtangaben sind gesondert markiert, weitere Angaben sind freiwillig.

Mit diesem Nutzerkonto haben Sie die Möglichkeit, die verschiedenen Online-Dienste der His eG zu nutzen, z.B. das HIS-Portal (hiszilla.his.de), das Anforderungs- und Auslieferungssystem für Software (software.his.de), das HIS Forum (forum.his.de) und die Austauschplattform (austausch.his.de). Wesentlicher Zweck der Online-Dienste ist neben der Kommunikation mit der HIS eG der hochschulübergreifende Austausch und Verwertung von Informationen für alle Nutzer:innen, weswegen Ihre Daten auch von anderen Nutzer:innen eingesehen werden können.

Speicherdauer
Die im Zusammenhang mit Ihrer Registrierung und der Nutzung der Online-Dienste anfallenden Daten löschen wir, wenn sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Bei Inaktivität Ihres Accounts wird der Zugang nach 18 Monaten gesperrt und weitere sechs Monate später gelöscht.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Registrierung und in den Online-Diensten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Widerruf Ihrer Einwilligung
Sollten die Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage einer Einwilligung erfolgen, können Sie diese für die Zukunft jederzeit formlos per E-Mail an info(at)his.de widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Wir weisen ergänzend darauf hin, dass die HIS eG in Folge eines Widerrufs ggf. nicht mehr in der Lage ist, die gewünschten Dienste zur Verfügung zu stellen.

Hinweise zur Verarbeitung der für die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen und Schulungen und die Bestellung eines Supportkontingents erforderlichen Angaben können Sie der für die Anmeldung bzw. Bestellung gesondert zu bestätigenden Datenschutzerklärungen entnehmen.

Mit der Anmeldung zu einer Online-Schulung mit BigBlueButton ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich. Bei der Teilnahme an einer BigBlueButton Videokonferenz werden neben Bild- und Tondaten zusätzliche Daten zur Konferenz verarbeitet: Name des Raumes, IP Adresse des Teilnehmenden, Vor- und Nachname, Information zum genutzten Endgerät. Je nach Nutzung der Funktionen in einer Videokonferenz fallen Inhalte von Chats, gesetzter Status, Eingaben bei Umfragen, Beiträge zum geteilten Whiteboard, durch Upload geteilte Dateien und Inhalte von Bildschirmfreigaben an.

Alle Teilnehmenden einer Videokonferenz haben Zugriff auf die personenbezogenen Daten der Videokonferenz Chats, geteilte Dateien, Bildschirmfreigaben und Beiträgen auf Whiteboards.

Unsere BigBlueButton Instanz wird mit der Unterstützung vom ELAN e.V. (www.elan-ev.de) betrieben. Der ELAN e.V. verarbeitet ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag. Demnach darf er sie nur für unsere Zwecke und nicht für eigene Zwecke nutzen. Im Sinne des Datenschutzrechts findet keine Übermittlung statt.

Speicherdauer
Eine Speicherung von Videokonferenzen und Inhalten bei Online-Schulungen durch die HIS eG erfolgt nicht. Die Inhalte von Chats, geteilte Dateien und Whiteboards werden in der Plattform gelöscht, sobald ein Konferenzraum geschlossen wird. Eine Aufzeichnung und Speicherung von Videokonferenzen und Inhalten durch die HIS eG erfolgt nur bei Produkt-Demos für die Dauer der technischen Aktualität. Die Aufzeichnung wird im HIS-Wiki zum Download bereitgestellt und allen angemeldeten Teilnehmenden zugänglich gemacht.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung basiert für die Durchführung von Online-Veranstaltungen (z.B. Online-Schulungen) auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Sie ist notwendig und erforderlich. Sofern nicht die teilnehmende Person Vertragspartner ist, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Mit der Anmeldung zu einer virtuellen Gremiensitzung (Aufsichtsratssitzung, Beraterkreissitzung u. ä.) mit Zoom ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich. Bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ mit Zoom werden neben Bild- und Tondaten zusätzliche personenbezogene verarbeitet: Angaben zum Benutzer (Vorname, Nachname, Telefon [optional], E-Mail-Adresse, Passwort [wenn „Single-Sign-In“ nicht verwendet wird], Profilbild [optional], Abteilung [optional], Meeting-Metadaten (Thema, Beschreibung [optional], IP Adresse des Teilnehmenden, Information zum genutzten Endgerät], Rufnummer und Verbindungsdaten bei Einwahl mit dem Telefon. Je nach Nutzung der Funktionen in einer Videokonferenz werden auch Inhalte von Chats und Bildschirmfreigaben verarbeitet. Alle Teilnehmenden einer Videokonferenz haben Zugriff auf die geteilten personenbezogenen Daten im „Online-Meeting“.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Die virtuellen Gremiensitzungen werden mit der Unterstützung der Zoom Video Communications, Inc. (https://www.zoom.us/) betrieben. Der Anbieter erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist. Zoom verarbeitet ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag. Demnach darf sie sie nur für unsere Zwecke und nicht für eigene Zwecke nutzen. Im Sinne des Datenschutzrechts findet eine Übermittlung in sogenannte Drittländer statt. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist bei der Datenübermittlung in Drittländer durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen oder die App von Zoom nutzen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Informationen zur Datenverarbeitung durch Zoom erhalten Sie unter: https://zoom.us/de-de/privacy.html

Speicherdauer
Eine Aufzeichnung von virtuellen Gremiensitzungen und deren Inhalten durch die HIS eG erfolgt nicht. Die Inhalte von Chats werden nach Abschluss der Veranstaltung in der Plattform gelöscht. Die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten wurde durch Einstellungen in Zoom auf ein Minimum reduziert. Die Daten werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder bei berechtigtem Interesse gespeichert und nach Ablauf der Fristen oder nach Wegfall des Speicherungszweckes gelöscht.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der HIS eG verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Zoom sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Die Datenverarbeitungen von sonstigen Teilnehmenden basieren ebenfalls auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an einer effektiven Durchführung der Gremiensitzungen als Online-Meetings.

Mit der Anmeldung zur virtuellen Generalversammlung mit ViStream ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich. Bei der Teilnahme an der virtuellen Generalversammlung werden Daten zum Videostream verarbeitet: IP Adresse des Teilnehmenden, Vor- und Nachname, Information zum genutzten Endgerät. Je nach Nutzung der Funktionen im Videostream werden auch Bild- und Tondaten und zusätzliche Chats verarbeitet.

Die virtuelle Generalversammlung wird mit der Unterstützung der ViStream GmbH (https://www.vistream.online/) betrieben. Die ViStream GmbH verarbeitet ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag. Demnach darf sie sie nur für unsere Zwecke und nicht für eigene Zwecke nutzen. Im Sinne des Datenschutzrechts findet keine Übermittlung statt.

Speicherdauer
Eine Speicherung der virtuellen Generalversammlung der HIS eG erfolgt nicht. Die Inhalte von Chats werden nach Abschluss der Veranstaltung in der Plattform gelöscht. Sonstige Daten werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder bei berechtigtem Interesse gespeichert und nach Ablauf der Fristen oder nach Wegfall des Speicherungszweckes gelöscht.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung basiert auf dem berechtigten Interesse zur Durchführung gesellschaftsrechtlich notwendiger Versammlungen, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.