Das Online-Zugangsgesetz
digitale Verwaltung ab 2022

Alle Oberflächen von HISinOne werden bereits in der Konzeptphase von einem speziell ausgebildeten Team auf Nutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit geprüft. Ein besonderes Augenmerk verdient dabei der Aspekt der Barrierefreiheit als rechtlich vorgeschriebene Anforderung. Hierzu finden unter externer Begleitung regelmäßig Tests und Reviews statt. So erhielt HISinOne zuletzt die Bewertung „sehr gut zugänglich“ gemäß der BITV 2.0 (Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik). Zusätzlich erfüllt HISinOne auch die Vorgaben der WCAG (Web Content Accessibility Guidelines).

Im Rahmen der EGovG-Umsetzungen wird die Führung einer elektronischen Akte gefordert. Dies kam mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfolgen. HISinOne kann an solche Systeme zur strukturierten Dokumentenablage angebunden werden.

Semestergebühren können via SEPA-Lastschrift oder als Online-Zahlung über eine sogenannte Paypage beglichen werden. Die Hochschule kann hier verschiedene Zahlmethoden wie zum Beispiel PayPal oder Kreditkarte konfigurieren. Bisher wurden die Anbindung der E-Payment-Plattformen ePayBL und ePayBayern an HISinOne entwickelt.  

HISinOne-APP verfügt über dynamische Bewerbungsbestandteile, in denen Nachweise zum Bewerbungs- und Zulassungsprozess hochgeladen werden können. Für die Einschreibung können die erforderlichen Nachweise in der Online-Immatrikulation als Dokumentenupload eingereicht werden (HISinOne-STU).  Auch in den verschiedenen Online-Anträgen wie beispielsweise für die Beurlaubung oder Gebührenbefreiung können die entsprechenden Nachweise und Dokument der Studierenden digital eingereicht und von der Hochschule im System geprüft werden.

Die rechtskonforme und digitale Zustellung der Bescheide ist nach § 41 VwVfG sowie nach §9 OZG im Rahmen der Bewerbungsprozesse möglich. In den Funktionen des Studierendenmanagements werden alle Vorgaben des §9 OZG erfüllt. Zudem können automatisch erzeugte (Portal-) Meldungen an das Postfach zugestellt werden.

Seit ihrer Gründung beteiligt die HIS eG Mitgliedshochschulen am Produktentwicklungsprozess. Hierzu gehören Analysen der User Experience ebenso wie Workshops zu Fachdesigns und der Beteiligungsmöglichkeiten, z. B. in den Beraterkreisen. Mit den Hochschulen werden Usability-Hospitationen durchgeführt.

HIS strebt an, alle relevanten elektronischen Datenformate (XHochschule, XSchule, ELMO,  ELM, Nestor) zu verarbeiten und, wenn zutreffend, auch erzeugen zu können. Neben der bereits bestehenden technischen Anbindung an das EMREX-Netzwerk und der PIM-Plattform beteiligt sich HIS aktiv an der Umsetzung der X-Standards und erstellt Prototypen, wie bspw. im Rahmen des DIGIZ-Projekts zur Verarbeitung digitaler Schulzeugnisse. Auch die Bereitstellung der Daten entsprechend des Registermodernisierungsgesetzes und die Anbindung internationaler Plattformen zum Austausch digitaler Diploma (Schule und Hochschule) befinden sich in der Umsetzung.

HISinOne arbeitet mit Einwilligungen und bietet den Bewerbenden und Studierenden jederzeit Auszüge zur Datenkontrolle an. Ein umfangreicher, EU-DSGVO-konformer, Datenschutzbericht kann auf Anfrage durch die Hochschulen mit HISinOne erzeugt werden. Darüber hinaus unterstützt HISinOne vielfältig die Anbindung anderer Systeme inkl. der Berechtigung und Zustimmung zur Datenverarbeitung. Hier spielen Protokolle wie SAML2, OAuth2 und OIDC eine entscheidende Rolle.

HISinOne bietet verschiedene Möglichkeiten der E-Mail-Kommunikation, Push-Benachrichtigungen sowie persönliche Nachrichten eingebettet im HISinOne-Portal. Zudem stehen Webserviceszur Anbindung und Einbettung verschiedener Systeme zur Verfügung. In Zukunft wird ein Kommunikationsprotokoll einen Überblick über den erfolgten Austausch zwischen Sachbearbeitung und Nutzendem bieten.

Der krönende Abschluss eines jeden Studiums ist für alle Studierenden die feierliche Übergabe der Abschlussdokumente. Der Prozess zur Erstellung der Abschlussdokumente ist an den Hochschulen vielfältig. Es ist geplant, dass HISinOne dort im Prozess unterstützt, wo es die Digitalisierung erfordert, ohne allzu große Änderungen vornehmen zu müssen. Insbesondere wird an dieser Stelle großen Wert auf die Möglichkeit gelegt, digitale und analoge Prozesse sowie Dokumente zu verbinden.

HISinOne kann mit digitalen Siegeln und Signaturen umgehen. Die zugrunde liegenden Zertifikate können mit HISinOne komfortabel verwaltet werden. Digitale und elektronische Dokumente können somit rechtssicher und fälschungssicher erstellt werden. Zudem wird an der Verwendung der entsprechenden Komponente aus „Mein Bildungsraum“ gearbeitet.

Digitale und elektronische Dokumente werden den Nutzenden auf verschiedenen Wegen zur Verfügung gestellt, bspw. im Bürgerpostfach, via E-Mail oder Dateidownload. Die Entgegennahme erfolgt i.d.R. über ein Dateiupload. HIS arbeitet aktiv an der Anbindung verschiedener Wallets, um den Nutzenden einen wirklich durchgängigen und medienbruchfreien digitalen Prozess zu ermöglichen. Dokumente können direkt in diese Wallets transferiert und auch, wenn möglich, von dort wieder abgerufen werden. Im Fokus stehen dabei aktuell die Wallet-Lösungen von „Mein Bildungsraum“ und Europass.