Kennzahlen und Berichte schnell und tagesaktuell
Die HISinOne-BI an der Hochschule Magdeburg-Stendal
26.04.2019
Aktuelle und verlässliche Auswertungen und Kennzahlen spielen bei der Steuerung und dem Controlling einer modernen Hochschule eine immer wichtigere Rolle. Diese Daten dienen sowohl zur Optimierung der internen Prozesse als auch zur Legitimation nach außen. Mit der HISinOne Business Intelligence (BI) stehen Hochschulen umfangreiche Möglichkeiten zur Erzeugung von Statistiken, Kennzahlen und Berichten zur Verfügung. Die Hochschule Magdeburg-Stendal setzt die HISinOne-BI als umfassendes Informationsportal ein.
Ausgangssituation
An der Hochschule Magdeburg-Stendal führte die in den letzten Jahren zunehmende Hochschulautonomie aus zwei Gründen zu einem größer werdenden Bedarf an Datenmaterial. Einerseits erfordert die interne Steuerung auf allen Ebenen wesentlich mehr Daten als noch vor wenigen Jahren, andererseits erhöht sich der Legitimationsbedarf gegenüber externen Anspruchsgruppen, wie z.B. Landtag oder Ministerium. Auch das Controlling gewinnt an der Hochschule Magdeburg-Stendal immer mehr an Bedeutung. Die Steuerung der Leitungs- und Entwicklungsprozesse basiert auf kontinuierlich erstellten Kennzahlenübersichten, die zukünftig auch aus dem Kosten- und Leistungsrechnungsmodul
HISinOne-COA gewonnen werden sollen.
Bislang war eine sofortige Bereitstellung gezielt nachgefragter Kennzahlen nicht möglich. Die Kennzahlen wurden von den Fachabteilungen über die HIS-GX Programme bzw. über Excel Tabellen und die Weiterberechnung der vorhandenen Zahlen generiert. Jede Abfrage bedeutete einen zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand, insbesondere wenn die Abfragen nicht genau spezifiziert worden waren und wiederholt werden mussten.
„Mit der HISinOne-BI erstellen wir Kennzahlen und Berichte für die Fachabteilungen, Fachbereiche und die Hochschulleitung. Dabei sinkt der Arbeitsaufwand in den verantwortlichen Abteilungen, während gleichzeitig der Informationsgehalt bei den Nutzern steigt.“
Ziele der Einführung der HISinOne-BI
Dem steigenden Bedarf an aktuellen und spezifischen Kennzahlen begegnete die Hochschule mit der Einführung der HISinOne Business Intelligence. Das Ziel der Einführung war, der Hochschulleitung, den Dezernaten und den Fachbereichsleitungen ad hoc Kennzahlen und Berichte für wichtige Entscheidungen zur Verfügung zu stellen. Hierdurch sollten eine transparentere Berichterstattung, straffere Studienorganisation, die Qualitätssicherung der Lehre sowie eine effiziente Struktur- und Organisationsentwicklung erzielt werden.
Vorteile durch die Einführung der HISinOne-BI
Die Einführung der HISinOne-BI ermöglicht der Hochschule Magdeburg-Stendal, zahlreiche Auswertungen und Berichte „auf Knopfdruck“ zu erstellen und verschiedene Anspruchsgruppen der Hochschule mit den benötigten Informationen zu versorgen. Neben einer Vielzahl von Standardberichten wurden Bewerber- und Studierendenstatistiken entwickelt, die der bislang genutzten Struktur sehr nahekommen, um die Akzeptanz der Berichte aus der HISinOne-BI für die Nutzerinnen und Nutzer zu erhöhen.
Bewerbungsverfahren
- Die Ermittlung der Zulassungsart für die Neuimmatrikulierten ist wesentlich einfacher.
- Bewerber:innen und Studierende können nach Region und Bundesland ausgewertet werden.
- Die Bewerberdaten stehen während der Bewerberkampagne der Pressestelle, der Hochschulleitung oder den Fachbereichsleitungen jederzeit und aktuell zur Verfügung.
- Durch die Kontrolle der Entwicklung der Bewerberzahlen in der Bewerbungsphase ist eine schnelle Reaktion möglich, z.B. die Verlängerung von Bewerbungsfristen bzw. das Starten von Presseaktionen.
- Das Marketing kann die regionale Verteilung der Bewerbungen einfacher ermitteln und einzelne regionale Marketingmaßnahmen auf ihre Wirksamkeit überprüfen.
Qualitätsmanagement
- Die Informationen über „Studienabbrecher nach Exmatrikulationsgründen“ oder „Einzelprüfungen nach Notendurchschnitt“ bilden die Basis bei der Ursachensuche und der Verbesserung der Lehr- und Lernbedingungen.
- Durch die Erfassung der ECTS-Punkte ist ein Soll-Ist-Vergleich möglich.
- Korrekte Abbruchquoten können ermittelt werden.
- Das zentrale Qualitätsmanagement profitiert von der Ermittlung der durchschnittlichen Studiendauer für die einzelnen Studiengänge und den Angaben zur Zahl der Absolventinnen und Absolventen in der RSZ (Regelstudienzeit), in der RSZ + 1 Semester bzw. + 2 Semester.
Finanzen und Controlling
- Im Finanzbereich können, zusätzlich zu vorhanden Berichten, der Kontoauszug und der Buchungsbericht sowie das Budget als tagesaktuelle Übersichten für die Fachbereiche zur Verfügung gestellt werden. Diese Kontodaten erleichtern die Haushaltsüberwachung, was gerade zum Haushaltsschluss sehr wichtig ist.
- Das Haushaltsdezernat kann Drittmittelstatistiken, die vorher über Umwege und Excel-Tabellen erstellt werden mussten, nun direkt aus der HISinOne-BI abrufen.
- Das Controlling nutzt die HISinOne-BI als Berichtsmodul der KLR und zur Bereitstellung systemübergreifender Kennzahlen.
Personal- und Studierendenstatistik
- Das Personaldezernat kann durch die vielfältigen, verfügbaren Berichte Anfragen der Hochschulleitung deutlich schneller und mit weniger Arbeitsaufwand beantworten.
- Das International Office erhält Kennzahlen zu ausländischen Studierenden und kann mittels verschiedener Berichte und Auswertungen seine Aktivitäten und sein Budget besser planen.
- Internationale Studierende und Absolvierende können für Anfragen oder Berichte aus der HISinOne-BI ermittelt werden.
- Das Dezernat für Akademische und Studentische Angelegenheiten hat durch die Verfügbarkeit der Berichte in den Dekanaten und der Hochschulleitung weniger Anfragen und kann sich so auf das eigentliche Tagesgeschäft konzentrieren.
Der Weg zur HISinOne-BI
Die Einführung der HISinOne-BI an der Hochschule Magdeburg-Stendal fand in zwei Schritten statt. Zunächst wurde in der Projektvorbereitung die Ausgangssituation analysiert, um den tatsächlich entstehenden Aufwand zur Software-Produktivsetzung einzuschätzen. Der zweite Schritt beinhaltete die eigentliche Einführung und Inbetriebnahme der Software.
Die Projektvorbereitung
Die Projektvorbereitung ist ein wesentliches Element im Rahmen der HISinOne-Einführungsprojekte. Durch die grundsätzlichen Analysen und Planungen wird ein hoher Grad an Verlässlichkeit innerhalb der Produktivsetzung erreicht.
Während der Projektvorbereitung wurden im Rahmen der Analyse der Ausgangssituation an der Hochschule Magdeburg-Stendal beispielsweise folgende Fragen beantwortet:
- Welche Systeme sollen (in welcher Reihenfolge) an die HISinOne-BI angebunden werden?
- Welche Statistiken und Kennzahlen sollen aus der HISinOne-BI erstellt werden?
- Welche Anpassungen und Erweiterungen sind HIS-seitig notwendig?
- Was muss an den Stamm- und Strukturdaten der Hochschule bereinigt bzw. zur Verfügung gestellt werden?
Das Ergebnis der Projektvorbereitung zeigte, welche Anpassungen/Erweiterungen der HISinOne-BI einerseits und der Stamm- und Strukturdaten der Hochschule andererseits notwendig waren, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten. Auf dieser Grundlage konnte eine weitgehend konkrete Kalkulation der Kosten für das Einführungsprojekt erfolgen und eine Zeitschiene für die Einführung der BI festgelegt werden.
Die Einführung
Im ersten Schritt der Einführung wurden nach dem Aufsetzen der HISinOne-BI und der Migration der Stammdaten die bisher genutzten HIS-Systeme ZUL, SOS und POS erfolgreich angebunden. Die Datenqualität der Quelldatenbanken wurde im Validierungsprozess Schritt für Schritt erhöht. In Zusammenarbeit mit den HIS-Fachabteilungen wurden bestehende BI-Standardberichte angepasst und Spezialberichte von HIS entwickelt.
Mit der zeitversetzten und dann ab 2016 parallelen Einführung des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens mit HISinOne-APP mussten sich die Projektteams HISinOne-APP und HISinOne-BI eng abstimmen, um Probleme bereits im Vorfeld zu vermeiden bzw. konstruktive Lösungen bei systemübergreifenden Schwierigkeiten zu finden. Der Austausch fand in projektübergreifenden Jour-Fixes und über das Ticket-System HISzilla statt.
Nach dem erfolgreichen Produktivstart von HISinOne-APP wurde ZUL als Quelle für die HISinOne-BI abgelöst durch HISinOne-APP.
Die Daten des Ressourcenmanagements aus HIS-FSV (Finanzmanagement) und HIS-SVA (Personalmanagement) werden ebenfalls an die HISinOne-BI geliefert. Die Kosten- und Leistungsrechnung mit HISinOne-COA erhält die benötigten Daten entweder über BI-Konnektoren oder, wie Abschreibungs-, Raum- oder Gebäudedaten automatisiert über Skripte.
Herausforderungen
Obwohl viele Risiken durch die Abstimmungen im Vorprojekt erkannt und minimiert wurden, ergaben sich im Projektverlauf einige nicht absehbare organisatorische und technische Herausforderungen, die zu drei Änderungsverträgen und der damit verbundenen längeren Projektlaufzeit führten. Hierzu zählten Personalwechsel sowohl innerhalb der Hochschule als auch bei HIS sowie zwei Fachbereichsfusionen während der Einführungsphase.
Auch die Bereinigung des Datenbestandes bei der Anbindung von SOS, POS und ZUL führten zu einer Verzögerung. Da in den genutzten Ressourcenmanagementsystemen (FSV mit IVS sowie COB und SVA) keine integrierten Stammdaten vorlagen, musste vor der Einführung von HISinOne-COA zunächst die Integration der Stammdaten realisiert werden.
Eine Fachbereichsfusion mit einhergehender Kostenstellenumstellung zum 01.01.2018 machte die erneute Migration der Stammdaten notwendig. Um vor der Umstellung gültige Kostenstellen auch weiterhin für Auswertungen und Berechnungen verfügbar zu halten, wurde eine Softwareanpassung aufgrund des mehrstufigen Qualitätssicherungsverfahrens erst Ende 2018 fertiggestellt.
Die wirkliche Herausforderung der Einführung ergab sich aber zum einen aus der abstimmungsintensiven „interdisziplinären“ Zusammenarbeit und zum anderen aus den Vorbehalten gegenüber der Einführung.
Eine reibungslose und konstruktive Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Abteilungen (Dezernaten) und den für das Projekt Verantwortlichen kann nur gelingen, wenn sich alle Beteiligten der Vorteile (z.B. Arbeitsersparnis und Schaffung von Freiräumen für Neues) bewusst sind. Gleichzeitig erfordert eine erfolgreiche Einführung, dass alle beteiligten Seiten sich der Probleme der jeweiligen „Gegenseite“ annehmen. Das Projektteam der Hochschule Magdeburg-Stendal hat genau dieses Verständnis bei den beteiligten Kolleginne und Kollegen geschaffen und so dafür gesorgt, dass auch die kurzfristig zusätzlichen Arbeitsaufwände in Kauf genommen wurden.
Fazit und Ausblick
Mit der HISinOne-BI können nach erfolgreicher Einführung und sorgfältiger Datenvalidierung Kennzahlen und Berichte für die Fachabteilungen, Hochschulleitung und Fachbereichsleitungen zur Verfügung gestellt werden. Dabei sinkt der Arbeitsaufwand in den Abteilungen, die diese Berichte „verwalten“ und es steigt der Informationsgehalt bei den Nutzer:innen. Die Auswertung über Zeitreihen ermöglicht es, einen Trend zu erkennen und diesen für die strategische Planung zu nutzen.
In Zukunft wird die HISinOne-BI neben der Anwendung als Berichtsmodul des HISinOne-Campusmanagements zur Erzeugung vielfältiger Kennzahlen, Berichte und Statistiken der Hochschule genutzt werden. Zudem ist die BI ein wichtiges Werkzeug für die Hochschulsteuerung: Es werden Management- und Marketingkennzahlen erzeugt und die leistungsfähige KLR liefert aussagekräftigere Berichte. Zusammenfassend sorgt die HISinOne-BI für eine enorme Steigerung der Transparenz innerhalb der Hochschule Magdeburg-Stendal.
Die Hochschule Magdeburg-Stendal
1991 gegründet ist der Name der Hochschule längst ein Markenzeichen für eine fundierte akademische Ausbildung und für eine engagierte Studierendenschaft. An drei Fachbereichen in Magdeburg sowie zwei Fachbereichen am Standort Stendal können Studieninteressierte aus etwa 50 Studiengängen wählen. Rund 130 Professorinnen und Professoren garantieren eine sehr gute Betreuungsquote bei in Magdeburg etwa 4.200 und in Stendal mehr als 2.100 Studierenden. Seit dem Wintersemester 2005/06 werden ausschließlich Bachelor- und Master-Studiengänge angeboten.