Mit Big Bang in den Komplettbetrieb
HISinOne an der Universität Osnabrück
April 2022
Seit April 2021 nutzt die Universität Osnabrück HISinOne vollumfänglich. Als eine der ersten Hochschulen in Deutschland hat sich die Universität 2009 für die Einführung von HISinOne im gesamten Campusmanagement entschieden. Mit dem Big Bang von HISinOne-EXA wurde im finalen Schritt das Prüfungsmanagement in den Livebetrieb übernommen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über ein erfolgreiches Projekt mit vielen Herausforderungen und einer langen Projektpause.
2009: Zeit für etwas Neues
Das Projekt
„Es ist Zeit, das Campusmanagement der Universität durch eine neue Software zu ersetzen.“ Mit dieser Überlegung startete die Universität Osnabrück 2009 die Erneuerung des Campusmanagements. Bislang waren hier HIS-GX-Systeme und verschiedenen Eigenentwicklungen im Einsatz – eine robuste, aber auch langsam in die Jahre gekommene Systemlandschaft. Die Lösung war das 2008 von HIS vorgestellte HISinOne, welches eine moderne technische Basis und ein zeitgemäßes Campusmanagement versprach. Nach einer erfolgreichen Testphase startete Ende 2010 das HISinOne-Projekt mit dem Ziel „Ablösen der derzeitigen HIS-Systeme in den Bereichen Bewerbungsmanagement, Studierendenmanagement und Prüfungsverwaltung.“
Einbeziehung der Entscheidungsträger
Mit dem Kick-off im Oktober 2010 wurde das Projekt an der Hochschule bekannt gemacht. Von Anfang an wurden die Entscheidungsträger:innen mit in das Projekt einbezogen. Eine zentrale Position nahm hier der Lenkungsbeirat ein, der in jahrelangem intensivem Austausch die Fachthemen zur Einführung diskutiert und dem Präsidium zur Entscheidung vorgelegt hat. Diese Organisation hat das Bewusstsein dafür geschaffen, dass ein CMS-Projekt mehr als eine bloße Softwareaktualisierung ist und der Umfang und die Reichweite des Projektes auch auf der Leitungsebene realistisch eingeschätzt werden konnten.
2011-2013: Das Projekt nimmt Fahrt auf
Das Jahr 2011 war geprägt von der Schaffung der technischen und personellen Voraussetzungen: An der Universität Osnabrück wurden die technische Infrastruktur aufgebaut und projektrelevante Stellen geschaffen. Gleichzeitig fand die fachliche Planung zur Einführung von HISinOne-APP statt. Im Februar 2012 ist HISinOne-APP zum ersten Mal für zulassungsfreie höhere Semester und Promotionen zum Einsatz gekommen und wird seit Ende 2013 hochschulweit eingesetzt.
Parallel dazu startete im ersten Quartal 2012 ein Pilotprojekt für die Einführung von HISinOne-EXA im Studiengang Psychologie. Zeitgleich wurde die Einführung von HISinOne-STU vorbereitet, die ursprünglich zum Sommersemester 2013 stattfinden sollte, jedoch auf das Wintersemester verschoben wurde.
2013-2016: Projektpause
Die sich abzeichnenden rechtlichen Unsicherheiten bei der damaligen HIS GmbH führten zu einer unvorhergesehenen Pause im Projekt: Bis zur Klärung der rechtlichen Voraussetzungen pausierte die HISinOne-Einführung. In der Zwischenzeit setzte die Universität Osnabrück QIS-POS ein, um eine webbasierte Prüfungsverwaltung umzusetzen.
ab 2016: Das Projekt läuft weiter
Nachdem sich die HIS eG als Genossenschaft der Hochschulen etabliert hatte, wurde das HISinOne-Projekt im Oktober 2016 wieder aufgegriffen. Aufgrund der guten Vorbereitung vor der Unterbrechung konnte das Projekt beinahe nahtlos fortgeführt werden. Mit der Wiederaufnahme des Projektes wurde folgendes Ziel formuliert:
„Ziel der Maßnahme ist es, die an der Universität Osnabrück benötigten Softwaremodule des Campusmanagementsystems HISinOne durchgängig zum Einsatz zu bringen, um eine technische Infrastruktur zu implementieren, die gleichzeitig den damit verbundenen technologischen, organisatorischen und verwaltungsbezogenen Betreuungsaufwand in Grenzen hält.“
Zunächst stand die abschließende Einführung von HISinOne-STU im Mittelpunkt. Eine etwas über ein Jahr lange Phase mit Prozessaufnahmen, Tests und Schulungen schuf hierbei die Voraussetzungen für die erfolgreiche Produktivsetzung Ende 2017. Parallel zur Einführung von HISinOne-STU wurde die Einführung von HISinOne-EXA vorangetrieben: Letzte Vorarbeiten für den Start der Pilotierungsphase in Psychologie wurden getroffen, während gleichzeitig bereits die universitätsweite Einführung geplant wurde.
2018 – 2021: HISinOne-EXA: vom Pilotstudiengang zum Big Bang
Die wesentliche Herausforderung bei der Einführung von HISinOne-EXA war die Konzeption und Entwicklung einer Schnittstelle für den Datenaustausch zwischen HISinOne und Stud. IP. Hierbei sollten Modul- und Studiengangsdaten nach Stud.IP und Lehrveranstaltungsdaten von Stud.IP nach HISinOne-EXA übertragen werden.
Im März 2018 wurde darauf basierend HISinOne-EXA im ersten Pilotstudiengang „Psychologie“ in Betrieb genommen. Bald darauf im November folgte der Fachbereich Rechtswissenschaft als weiteres Pilotprojekt.
Entscheidend für das Gelingen der HISinOne-EXA-Einführung war, das Bewusstsein dafür zu schaffen, dass mit der neuen Software auch eine Änderung in einigen Prozessabläufen einherging. Hierzu wurden Fokusgruppen aus Vertreter:innen der Fächer und der zentralen Einrichtungen gebildet. Projektbegleitend gab es zahlreiche Workshop zu der konkreten Abbildung von Prüfungsordnungen oder zur Prozessorganisation. In diesen Workshops wurde die Basis für weitere Pilotfächer geschaffen. Die vollständige Migration der Daten aus dem Altsystem für alle aktuellen Bachelor- und Masterstudiengänge (vorrangig Lehramtstudiengänge) fand am 23. April 2021 statt: Mit diesem Big Bang war HISinOne-EXA vollständig an der Universität Osnabrück implementiert.
Rückblick
Mit der Einführung von HISinOne ist eines der längsten und komplexesten IT-Projekte an der Universität Osnabrück erfolgreich abgeschlossen worden. Während der Laufzeit gab es einige Herausforderungen, wie beispielsweise häufige Personalwechsel auf beiden Seiten, den teilweisen Doppelbetrieb und die Abbildung komplexer Regeln. Da sich die Universität Osnabrück sehr früh für HISinOne entschieden hatte, war ein hochschulübergreifender Erfahrungsaustausch nur sehr schwer möglich. Technische Probleme konnten nur nach und nach gelöst werden und einige Funktionen standen zu Beginn des Projekts noch nicht zur Verfügung.
Abschließend lässt sich festhalten, dass das Projektziel erreicht wurde und viele Abläufe nun transparenter und zeitsparender sind. Zudem wurden viele wertvolle Erkenntnisse über die Prozesse an der Hochschule gewonnen. Die Verzahnung von HISinOne mit angedockten Uni-Systemen sorgt für einen bedeutenden technologischen und organisatorischen Sprung.
Die Universität Osnabrück
Lebendig, forschungsstark und qualitätsbewusst, mit einem breit gefächerten, wissenschaftlich fundierten Studienangebot – so präsentiert sich heute die Universität Osnabrück. Sie ist harmonisch in die Friedensstadt Osnabrück mit Tradition und reichem Kulturleben eingebettet. 1974 in den Jahren des Hochschulbooms gegründet, hat sie sich als mittelgroße deutsche Universität positioniert und auf den Wettbewerb um die besten Köpfe und ausreichende Finanzmittel eingestellt. Die Beschäftigten schätzen die familienfreundliche Atmosphäre.
„Das Projekt steht und fällt mit den Menschen“
Das sagt die Projektleitung
Dörthe Schwaß und Stiliana Lüttecke haben als Projektverantwortliche die Einführung von HISinOne über den gesamten Zeitraum begleitet. Im Interview geben sie einen Einblick in das Projekt und erläutern, welche Herausforderungen die Einführung von HISinOne-EXA mit sich gebracht hat.
Wie hält man die Motivation über einen so langen Zeitraum aufrecht?
Dörthe Schwaß: Uns war von Anfang an bewusst, dass die HISinOne-Einführung keine einfache Plug-and-Play-Lösung sein würde. Wir sind das Projekt schrittweise angegangen und jeder erreichte Meilenstein hat uns gezeigt, dass der eingeschlagene Weg richtig war. Ein wesentlicher Faktor ist natürlich auch immer das menschliche Miteinander: Unser Projektteam war toll, sodass die Arbeit immer auch Spaß gemacht hat. Auch die Rückendeckung durch die Hochschulleitung war für uns von essentieller Bedeutung. Durch die Arbeit des Lenkungsbeirats war diese immer informiert und konnte den Fortschritt verfolgen.
Wie war Ihr Projektteam zusammengesetzt?
Stiliana Lüttecke: Ein solches Projekt steht und fällt mit den Menschen, die damit zu tun haben. Daher war es uns wichtig, bei jedem Schritt auch die Kolleg:innen einzubinden, die später mit der Software arbeiten würden. Unser Kernteam wurde je nach HISinOne-Modul von verschiedenen Personen unterstützt. So waren die betroffenen Abteilungen auch direkt am Projekt beteiligt und konnten Anregungen und Verbesserungsvorschläge einbringen.
Welche Erwartungen hatten Sie an HISinOne-EXA?
D. S.: Ein modernes Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement ist für jede Hochschule von immenser Bedeutung. Gerade bei der Planung von Prüfungen und Veranstaltungen wollten wir einfachere und vereinheitlichte Prozesse umsetzen. Zudem versprach HISinOne-EXA auch die Abbildung von komplexen, zerfaserten Studiengängen. So konnten wir „Cognitive Sciences“ mit seinen vielen Studiengangkomponenten erst mit HISinOne-EXA richtig abbilden.
Die Einführung von HISinOne-EXA ist oft mit besonderen Herausforderungen verbunden. Welche Besonderheiten gab es an der Universität Osnabrück?
S. L.: Eine besondere Herausforderung war die Schaffung einer Schnittstelle zwischen HISinOne und STUD.IP. Veranstaltungen sollten nach wie vor in STUD.IP verwaltet werden, allerdings zur Planung von gekoppelten Prüfungen in HISinOne-EXA genutzt werden. In diesem Zusammenhang wurden die gewachsenen Prüfungsordnungen- und -strukturen hinterfragt und teilweise neu gedacht. Die Entwicklung dieser Schnittstelle war eine wichtige Voraussetzung für den Einsatz von HISinOne-EXA und erforderte eine produkt- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
D.S.: Durch die Vielzahl an Lehramtsstudiengängen mit verschiedenen Fächerkombinationen ist unser Lehrangebot stark miteinander verknüpft. Daher haben wir uns entschlossen, HISinOne-EXA in ausgewählten Pilotstudiengängen zu testen, aber den Großteil der Angebote in einem Big Bang produktiv zu setzen.
Wie haben Sie den Einführungsprozess unterstützt?
S. L.: Wir haben allen betroffenen Personengruppen in das Projekt eingebunden. Zusammen mit Lehrenden, Studiendekanen, Sekretariaten, Studierenden, zentrale Einrichtungen, Dezernaten und den Kolleg:innen aus den Prüfungsämtern haben wir Fokusgruppen gebildet und diskutiert, wie die jeweiligen Anforderungen in HISinOne-EXA abgebildet werden konnten.
Wie war HIS in das Projekt eingebunden?
D. S.: Die lange Laufzeit hat zu vielen Personalwechseln auf beiden Seiten geführt. Trotzdem hatten wir immer einen guten Kontakt zu HIS. Jeder Schritt im Projekt wurde mit passenden Workshops unterstützt und das HIS-Team war immer ansprechbar. Bemerkenswert war, dass wir nach der Unterbrechung das Projekt direkt dort weiterführen konnten, wo es abgebrochen wurde. Die gute Zusammenarbeit zwischen unseren Teams ist einer der Eckpfeiler für das gelungene Projekt.
Was sagen denn Ihre Kolleg:innen zur neuen Software?
S. L.: Wir haben bereits während der Einführung auf die Rückmeldung der Kolleg:innen gehört. Mit Schulungen und Tutorials haben wir einen möglichst einfachen und niederschwelligen Einstieg in die neue Software geschaffen. Natürlich bedeutet eine neue Software eine teilweise starke Umgewöhnung, besonders dann, wenn man im Vorfeld jahrelang mit einem anderen Programm gearbeitet hat. Daher empfinden diejenigen, die vorher bereits mit den älteren HIS-Systemen gearbeitet haben, HISinOne teilweise als sehr umständlich oder vermissen einige Funktionen. Kolleg:innen, die neu mit HISinOne arbeiten loben das System hingegen und sehen die Chancen, die HISinOne eröffnet. Zusammenfassend wird die Arbeit mit HISinOne als Vereinfachung und Erleichterung in den täglichen Abläufen gesehen – ein Effekt, den wir erreichen wollten.
Wie kommt HISinOne bei den Studierenden an?
D. S.: Für die Studierenden hat sich in den Kernprozessen nicht allzu viel geändert. Sie begrüßen allerdings das responsive Design, da die Nutzung von Services über das Smartphone selbstverständlich ist.