Integrierte Finanzbuchhaltung mit FSV und FIBU an der Hochschule Rosenheim
20.03.2018
Seit 1992 arbeitet die Hochschule Rosenheim mit HIS-Systemen. Zusätzlich zum Campusmanagement mit HISinOne setzt die Hochschule auch das Finanz- und Sachmittelverwaltungssystem FSV ein. In Rosenheim erweitert seit Anfang 2018 das Finanzbuchhaltungsmodul FIBU das Finanzmanagement um die Möglichkeiten der kaufmännischen Finanzbuchhaltung. Mit dem neuen System schafft die Hochschule unter anderem eine Möglichkeit, die steuerrechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Im Gespräch erläutert Oliver Heller, Kanzler der Hochschule Rosenheim, die Beweggründe und Erwartungen an die Finanzmanagement-Software.
Sie setzen mit FIBU auf eine Erweiterung des Finanzmanagements. Welche Anforderungen haben Sie an das neue Modul?
An den bayerischen Hochschulen erfolgt die Buchführung aktuell überwiegend kameral. Mit FIBU ergänzen wir diese Form der Buchführung um die kaufmännische Komponente der finanzbuchhalterischen Buchungen. Unser primäres Ziel ist es, für die wirtschaftlichen Bereiche kaufmännisch orientierte Jahresabschlüsse zu generieren. Nur so können wir den steuerrechtlichen Vorgaben unserer Finanzverwaltung zuverlässig nachkommen.
Warum hat sich Ihre Hochschule für FIBU entschieden?
Wir haben ein System gesucht, das unsere Zielsetzung unter Berücksichtigung der Faktoren Aufwand, zeitliche Umsetzung und Kosten bestmöglich erfüllt. Da wir bereits FSV einsetzen, lag es nahe, die schon genutzten Funktionalitäten von FSV einfach um eine integrierte Finanzbuchhaltung zu ergänzen. Die Daten aus der kameralen Haushaltsrechnung können so bei geringem zusätzlichem Aufwand automatisiert in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.
Wie wurde die Entscheidung hochschulintern aufgenommen?
Die Entscheidung ist in enger Abstimmung mit der Fachabteilung getroffen worden. Insofern wurde die Auswahl durchweg begrüßt. Das liegt auch daran, dass unsere Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter mit der vertrauten FSV-Buchungsmaske arbeiten können. In der täglichen Arbeit können die gewohnten Abläufe zum Großteil beibehalten werden. Durch die bekannten Oberflächen war auch der Schulungsaufwand sehr gering.
In welchen Schritten verlief die Einführung?
Nach der Entscheidung für FIBU Ende Oktober 2017 wurde gemeinsam mit der HIS eG ein Projektplan aufgestellt, der die Umstellung bereits bis zum 01. Januar 2018 zum Ziel hatte. Wichtig war vor allem, die notwendigen vorbereitenden Arbeitsschritte zu definieren und die zeitliche Abfolge festzulegen. Anschließend wurde das Paket mit großem Einsatz in der Fachabteilung und Unterstützung der HIS eG Schritt für Schritt abgearbeitet, sodass wir fristgerecht mit FIBU produktiv gehen konnten.
Wie sieht Ihr bisheriges Fazit aus?
Unabhängig von der im Bayerischen HAW-Bereich laufenden Diskussionen um eine Neuausrichtung der Finanzmanagement-Software war für uns wichtig, eine zeitnahe und ressourcenschonende Lösung zu finden, die den aktuell gestellten Anforderungen gerecht und von der Fachabteilung mitgetragen wird. Mit FIBU haben wir eine solche Lösung gefunden. Auch wenn wir erst nach der Erstellung des ersten Jahresabschlusses verlässlich beurteilen können, inwieweit sich unsere Zielvorstellung hinsichtlich der kaufmännisch orientierten Jahresabschlüsse tatsächlich erfüllt, so sind wir ausgehend auch vom bisherigen Projektverlauf überzeugt, den richtigen Weg eingeschlagen zu haben.
Vielen Dank für das Gespräch.
Die Hochschule Rosenheim
Als wichtigste Bildungseinrichtung Südostoberbayerns verbindet die Hochschule Rosenheim ein vielseitiges und innovatives Profil mit gewachsenen regionalen Wurzeln und internationalem Renommee.
Steckbrief:
- Rund 6.000 Studierende
- 455 Mitarbeiter:innen
- 34 Studiengänge